CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ (Privacy Policy)
Chính sách này giải thích cách [[TÊN PHÁP NHÂN]] (sau đây gọi là "VLabs", "chúng tôi") — đơn vị vận hành nền tảng trợ lý AI "Vera" tại địa chỉ vlabs.io.vn cùng ứng dụng máy tính (Windows, macOS) — thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn sử dụng dịch vụ.
Chúng tôi soạn chính sách này tuân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP; Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15 (Điều 15-20 về bảo vệ thông tin của người tiêu dùng); và Mục 1 Chương V Nghị định 52/2013/NĐ-CP về bảo vệ thông tin cá nhân trong thương mại điện tử.
Vui lòng đọc kỹ. Việc bạn tạo tài khoản và sử dụng dịch vụ đồng nghĩa bạn đã đọc, hiểu chính sách này. Với các mục đích cần đồng ý riêng (đặc biệt là việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài — xem Mục 4), chúng tôi sẽ xin sự đồng ý tách riêng của bạn bằng ô chọn không được tick sẵn.
Mục lục
- VLabs là ai trong việc xử lý dữ liệu của bạn
- Chúng tôi thu thập những loại dữ liệu nào và để làm gì
- Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu
- Chuyển nội dung tới nhà cung cấp mô hình AI & chuyển dữ liệu xuyên biên giới
- Các bên thứ ba khác được tiếp cận dữ liệu
- Thời hạn lưu trữ & chính sách xoá tài khoản
- Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân
- Bảo mật dữ liệu
- Thông báo khi có vi phạm dữ liệu
- Cookie và công nghệ tương tự
- Dữ liệu của trẻ em
- Dữ liệu ẩn danh dùng để cải thiện dịch vụ
- Thay đổi chính sách
- Liên hệ bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
1. VLabs là ai trong việc xử lý dữ liệu của bạn
Đối với dữ liệu cá nhân bạn cung cấp khi dùng Vera, VLabs là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân — tức là bên quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu.
Một số nhà cung cấp mà chúng tôi thuê để vận hành dịch vụ (đặc biệt là nhà cung cấp mô hình AI, hạ tầng máy chủ) hoạt động với vai trò Bên Xử lý dữ liệu — họ chỉ xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi và bị ràng buộc bằng thỏa thuận bảo mật. Chi tiết tại Mục 4 và Mục 5.
2. Chúng tôi thu thập những loại dữ liệu nào và để làm gì
Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ cho bạn:
| Loại dữ liệu | Ví dụ cụ thể | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Dữ liệu định danh & liên hệ | Địa chỉ email; số điện thoại (tùy chọn, chỉ khi bạn tự cung cấp) | Tạo và xác thực tài khoản (email + mã OTP, hoặc đăng nhập Google); liên hệ hỗ trợ; gửi thông báo quan trọng về dịch vụ |
| Nội dung trò chuyện | Tin nhắn bạn gửi cho Vera, câu trả lời của Vera, hồ sơ ghi nhớ (persona) | Vận hành tính năng trợ lý AI; trả lời yêu cầu của bạn; ghi nhớ ngữ cảnh để phục vụ bạn |
| Tập tin bạn tạo hoặc tải lên | File Excel, Word, PowerPoint, PDF, ảnh bạn tạo/sửa và lưu trong Kho | Xử lý theo yêu cầu của bạn; lưu trữ để bạn truy cập lại |
| Dữ liệu về gói & hạn mức dùng | Gói dịch vụ (Free/Pro/Max), số token đã dùng trong ngày, mã khuyến mãi đã áp dụng | Áp dụng đúng quyền lợi gói; kiểm soát hạn mức; tính phí |
| Dữ liệu kỹ thuật & nhật ký (log) | Địa chỉ IP, loại thiết bị/trình duyệt, thời điểm truy cập, nhật ký hoạt động và lỗi | Bảo đảm an toàn hệ thống; phát hiện gian lận/lạm dụng; khắc phục sự cố; lưu bằng chứng đồng ý điều khoản |
Chúng tôi không cố tình thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Vui lòng không nhập thông tin nhạy cảm không cần thiết (số căn cước, số tài khoản ngân hàng, mật khẩu, dữ liệu sức khỏe...) vào nội dung trò chuyện.
Lưu ý về ứng dụng máy tính: Khi bạn dùng app desktop, một số công cụ chạy ngay trên máy của bạn (đọc/ghi tập tin trong thư mục bạn chọn, điều khiển trình duyệt Chrome). Mỗi hành động ghi tập tin hoặc chạy lệnh đều có bước duyệt/xác nhận của bạn trước khi thực hiện. Nội dung trong các thư mục cục bộ này nằm trên máy bạn; chúng tôi chỉ xử lý phần nội dung bạn chủ động gửi cho Vera.
3. Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu
Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn dựa trên hai căn cứ chính:
- Thực hiện hợp đồng: Việc xử lý email, nội dung bạn gửi cho Vera, tập tin, dữ liệu gói và hạn mức là cần thiết để cung cấp dịch vụ bạn đã đăng ký theo Điều khoản dịch vụ.
- Sự đồng ý của bạn: Với các mục đích vượt ngoài phạm vi cung cấp dịch vụ cốt lõi — đặc biệt là chuyển nội dung của bạn tới nhà cung cấp mô hình AI ở nước ngoài (Mục 4) — chúng tôi xin sự đồng ý riêng, tự nguyện của bạn. Sự đồng ý được ghi nhận (nhật ký gồm tài khoản, phiên bản điều khoản, thời điểm, địa chỉ IP) và bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào (xem Mục 7).
Ngoài ra, chúng tôi có thể xử lý dữ liệu kỹ thuật/nhật ký ở mức tối thiểu để bảo đảm an toàn hệ thống và thực hiện nghĩa vụ pháp lý (kế toán, thuế, hợp tác với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định).
4. Chuyển nội dung tới nhà cung cấp mô hình AI & chuyển dữ liệu xuyên biên giới
Đây là mục quan trọng, cần bạn đọc kỹ và đồng ý riêng.
Để Vera trả lời được yêu cầu của bạn, nội dung bạn gửi (tin nhắn, ảnh, tập tin bạn đưa vào cuộc trò chuyện) được chuyển tới nhà cung cấp mô hình AI (LLM) — hiện là [[TÊN NHÀ CUNG CẤP LLM + nước]] — để xử lý và tạo ra kết quả trả về cho bạn. Nhà cung cấp này hoạt động với vai trò Bên Xử lý dữ liệu / bên thứ ba (sub-processor) theo chỉ dẫn của VLabs.
Vì nhà cung cấp mô hình AI có thể đặt hạ tầng ở nước ngoài, việc gửi nội dung này có thể dẫn tới chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Chúng tôi cam kết:
- Xin sự đồng ý riêng của bạn cho hoạt động này bằng ô chọn tách biệt, không tick sẵn — bạn có thể sử dụng dịch vụ mà không đồng ý sẽ ảnh hưởng tới khả năng cung cấp tính năng AI, và chúng tôi sẽ nêu rõ điều đó tại thời điểm xin đồng ý;
- Lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (Mẫu 09) và nộp cho Cục A05 - Bộ Công an theo thời hạn luật định, đồng thời cập nhật định kỳ theo quy định của Nghị định 356/2025/NĐ-CP;
- Ràng buộc nhà cung cấp bằng thỏa thuận bảo mật, giới hạn mục đích xử lý, và không cho phép dùng dữ liệu định danh của bạn để huấn luyện mô hình khi chưa có căn cứ hợp lệ.
Chi tiết về các nhà cung cấp là Bên Xử lý và cơ chế ràng buộc được nêu trong tài liệu Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA).
5. Các bên thứ ba khác được tiếp cận dữ liệu
Ngoài nhà cung cấp mô hình AI nêu trên, dữ liệu của bạn có thể được chia sẻ trong các trường hợp giới hạn sau:
- Dịch vụ tra cứu web: Khi bạn yêu cầu Vera tra cứu thông tin trên internet, truy vấn liên quan có thể được gửi tới bên cung cấp dịch vụ tìm kiếm/tra web (bên thứ ba) để thực hiện yêu cầu của bạn.
- Đơn vị thanh toán: Khi bạn nâng cấp gói dịch vụ, thông tin cần thiết cho giao dịch được xử lý qua chuyển khoản ngân hàng hoặc cổng thanh toán trực tuyến. Chúng tôi không lưu trữ thông tin thẻ/tài khoản ngân hàng đầy đủ của bạn.
- Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ vận hành dưới vai trò Bên Xử lý.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Chúng tôi KHÔNG bán dữ liệu cá nhân của bạn cho bất kỳ bên thứ ba nào.
6. Thời hạn lưu trữ & chính sách xoá tài khoản
Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích thu thập. Dữ liệu của bạn được lưu trên máy chủ đặt tại Việt Nam do VLabs vận hành.
- Dữ liệu tài khoản, nội dung trò chuyện, tập tin trong Kho: lưu trong suốt thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động, để bạn truy cập và sử dụng.
- Dữ liệu gói & hạn mức, hồ sơ giao dịch: lưu theo thời hạn nghĩa vụ pháp lý về kế toán, thuế.
- Dữ liệu kỹ thuật/nhật ký (log): lưu trong thời gian hợp lý cần cho an ninh hệ thống và xử lý sự cố, sau đó xóa hoặc ẩn danh.
Chính sách xóa tài khoản: Bạn có thể tự xóa tài khoản ngay trong app hoặc trên web. Khi bạn yêu cầu xóa, dữ liệu của bạn được giữ trong 30 ngày rồi xóa vĩnh viễn. Trong 30 ngày này, bạn có thể liên hệ hỗ trợ để khôi phục nếu xóa nhầm. Chúng tôi giữ khoảng thời gian 30 ngày với mục đích rõ ràng: cho phép khôi phục khi thao tác nhầm và hoàn tất các nghĩa vụ pháp lý — kế toán liên quan. Sau 30 ngày, dữ liệu được xóa vĩnh viễn (trừ phần dữ liệu buộc phải lưu theo quy định pháp luật, hoặc dữ liệu đã được ẩn danh không còn khả năng nhận dạng bạn).
7. Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
- Quyền được biết & truy cập: biết dữ liệu nào đang được xử lý và xem dữ liệu đó;
- Quyền chỉnh sửa: yêu cầu sửa dữ liệu chưa chính xác;
- Quyền xóa: yêu cầu xóa dữ liệu (xem Mục 6);
- Quyền hạn chế xử lý: yêu cầu tạm dừng xử lý một phần dữ liệu;
- Quyền phản đối việc xử lý trong những trường hợp luật cho phép;
- Quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (việc rút đồng ý không ảnh hưởng tới tính hợp pháp của hoạt động xử lý trước thời điểm rút);
- Quyền khiếu nại tới VLabs và tới cơ quan có thẩm quyền.
Cách thực hiện: Bạn có thể thực hiện phần lớn các quyền ngay trong app hoặc trên web (chỉnh sửa hồ sơ, quản lý nội dung, xóa tài khoản), hoặc gửi yêu cầu tới [email protected]. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời hạn theo quy định của pháp luật.
8. Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm:
- Mã hóa đường truyền và bảo vệ dữ liệu lưu trữ;
- Kiểm soát truy cập nội bộ theo nguyên tắc cần-mới-biết;
- Bước duyệt/xác nhận của bạn trước mỗi hành động ghi tập tin hoặc chạy lệnh trên app desktop;
- Giám sát và ghi nhật ký để phát hiện truy cập bất thường.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối, nhưng chúng tôi cam kết nỗ lực hợp lý để bảo vệ dữ liệu và xử lý kịp thời khi có sự cố.
9. Thông báo khi có vi phạm dữ liệu
Nếu xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho cơ quan chức năng có thẩm quyền trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện, theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, đồng thời thông báo cho bạn khi sự cố có khả năng ảnh hưởng cao tới quyền và lợi ích của bạn.
10. Cookie và công nghệ tương tự
Chúng tôi sử dụng cookie và công nghệ tương tự để: giữ phiên đăng nhập, ghi nhớ lựa chọn của bạn, và bảo đảm an toàn (các cookie thiết yếu); và có thể dùng cookie đo lường/thống kê để cải thiện dịch vụ (các cookie không thiết yếu).
Bạn có quyền từ chối các cookie không thiết yếu mà vẫn sử dụng được các tính năng cốt lõi. Bạn có thể quản lý lựa chọn qua bảng thiết lập cookie hoặc thiết lập trình duyệt.
11. Dữ liệu của trẻ em
Dịch vụ dành cho người dùng từ 16 tuổi trở lên. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của người dưới độ tuổi tối thiểu này khi chưa có sự đồng ý hợp lệ của cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định pháp luật. Nếu phát hiện đã thu thập dữ liệu như vậy, chúng tôi sẽ xóa theo quy định. Nếu bạn là cha mẹ/người giám hộ và cho rằng con bạn đã cung cấp dữ liệu cho chúng tôi, vui lòng liên hệ [email protected].
12. Dữ liệu ẩn danh dùng để cải thiện dịch vụ
Chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu đã được ẩn danh / tổng hợp (đã khử nhận dạng, không còn khả năng xác định bạn) cho mục đích vận hành, thống kê và cải thiện chất lượng dịch vụ. Vì dữ liệu này không còn là dữ liệu cá nhân, việc sử dụng nó không nhằm nhận dạng bạn. Chúng tôi minh bạch về hoạt động này và không bán dữ liệu của bạn.
13. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này để phù hợp với quy định pháp luật hoặc thay đổi của dịch vụ. Khi có thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trước cho bạn (qua app, web hoặc email) và, nếu thay đổi cần sự đồng ý mới, chúng tôi sẽ xin lại sự đồng ý của bạn.
14. Liên hệ bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
Mọi câu hỏi, yêu cầu thực hiện quyền hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:
- Đơn vị: [[TÊN PHÁP NHÂN]] — Mã số thuế/ĐKKD: [[MST/ĐKKD + nơi cấp]]
- Địa chỉ: [[ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ]]
- Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân — Email: [email protected]
Tài liệu này cần đọc cùng với các tài liệu khác của VLabs: Điều khoản dịch vụ, Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA), và Chính sách hoàn tiền.
Cập nhật lần cuối: 16/07/2026 · Liên hệ: [email protected]